Interview de M. Jung, chef du service Vie au Travail au sein de la DRH (Septembre 2019). [Avis Logiciel EvRP et RPS]
L’un des enjeux de l’appel d’offre du département du Bas-Rhin est clairement de disposer d’un logiciel EvRP pour mieux piloter les plans d’actions, en ayant une meilleure visibilité et un meilleur suivi.
Grâce à TDC Sécurité, les documents uniques d’évaluation des risques professionnels sont pilotés en local, au niveau des établissements. Nous avons une vision transversale en central sur l’avancée des actions, et une analyse transversale des risques pour pouvoir mettre en place des actions au niveau de l’ensemble de la collectivité.
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Témoignage du Département du Bas-Rhin sur le logiciel EvRP et RPS
Votre avis sur le logiciel EvRP & RPS ? Nous sommes satisfaits de la gestion du projet et de l’outil TDC Sécurité qui a été mis en production car il répond vraiment au besoin.
Nous pensons que ce logiciel EvRP va permettre l’amélioration de l’évaluation des risques professionnels. Il n’y a pas photo sur l’implication des équipes parce que chacun a la main, peut utiliser l’outil quand il le souhaite et être autonome. Nous avons noté une réelle prise de conscience : la prévention des risques professionnels fait partie du job de chacun ; l’appropriation de l’outil va faire gagner beaucoup de temps et d’autonomie.
Comment s’est déroulé ce projet ? Votre avis sur le logiciel EvRP ?
Le projet de mise en place d’une solution DUER/ EvRP a été piloté par notre service (20 personnes) qui est pluridisciplinaire : prévention des risques professionnels, médecine préventive, mission handicap, assistantes sociales, organisation de l’action sociale, gestion administrative des accidents du travail, gestion du marché des déplacements professionnels, animation du CHSCT, … et avec le soutien actif de notre équipe SIRH et de notre DSI.
Ce projet s’est déroulé sur un an et demi, comme prévu, entre la notification du marché et la mise en production effective de la solution.
Nous avons apprécié la bonne implication de l’équipe Knowllence:
- Le commercial Knowllence a continué de suivre le projet même après la vente
- La consultante Knowllence allie l’expertise technique informatique sur l’outil et la bonne connaissance de l’aspect fonctionnel de l’évaluation des risques et du métier de la prévention
- L’adaptabilité du logiciel TDC Sécurité nous a permis de toujours trouver des solutions pour qu’il réponde à notre besoin
- Nous avons pu reprendre la quasi-totalité des données existantes : nous avons créé des tables de correspondances avec notre ancienne base Oracle, la migration technique s’est bien déroulée. Il nous reste à revoir les données de maîtrise des risques car nous avons décidé de changer de mode de cotation (et aucune table de correspondance n’était possible) et celles concernant les risques psychosociaux (c’était un choix) [Voir « Comment récupérer votre document unique existant »]
- Les formations se sont très bien passées : le formateur Knowllence était très compétent et a été apprécié, il a su faire passer un message qui n’était pas gagné d’avance :
Aujourd’hui, tout le monde a été formé, les droits informatiques ont été ouverts, tous sont opérationnels et le travail démarre sur le terrain depuis l’été 2019, à la fois sur l’évaluation des risques traditionnels et sur les risques psychosociaux.
L’objectif d’avoir un document unique digitalisé dans TDC Sécurité mis à jour dans chaque établissement devrait être atteint d’ici la fin janvier 2020. Un point d’avancement a pu être fait lors du CHSCT mi-octobre. C’est en revanche une équipe centrale d’une dizaine de personnes qui va assurer l’évaluation des RPS, avec des préventeurs sensibilisés, des psychologues du travail, etc.
Quelle est l’organisation mise en place ?
La mise en place de TDC Sécurité concerne tout le personnel, soit 3600 personnes, sauf les agents des collèges pour l’instant.
Les utilisateurs directs du logiciel sont environ :
- 50 assistants de prévention
- 60 chefs d’établissement
- 10 personnes de l’équipe projet : conseillers prévention, SIRH, DSI, etc.
Sont concernés: environ 150 bâtiments, 100 métiers et 450 unités de travail.
Les chefs d’établissement sont la plupart du temps des responsables hiérarchiques : chefs d’unité de travail social, de centre technique, d’unités administratives. Ils n’ont pas de difficulté avec l’informatique et connaissent les enjeux de la Sécurité au Travail.
Les assistants de prévention ont un métier, et portent en plus la casquette de préventeur, un jour par mois, ils sont souvent en catégorie B ou C. Ils sont nos relais terrain et ont suivi une formation de 5 jours pour avoir un bon vernis en prévention. C’est là que nous avons la plus grande variété de profils ; agents d’exploitations dans les centres techniques d’entretien des routes, secrétaires médico-sociales ou assistantes administratives en centre médico-social, agent de maintenance espaces verts, etc.
Pourquoi avoir choisi TDC Sécurité ?
Une réflexion avait été menée dès 2015. Lors de mon arrivée en 2016, nous avons relancé le processus parce que nous n’avions pas de progiciel dédié : une application interne gérée par les informaticiens existait, mais elle n’était pas accessible de façon facile pour les préventeurs qui ne pouvaient donc pas être autonomes sur les données. A l’époque, seulement une dizaine de personnes faisaient toutes les évaluations, nous avons voulu déconcentrer la réalisation des évaluations des risques au plus près du terrain, en impliquant et responsabilisant les assistants de prévention et les chefs d’établissement.
La rédaction du besoin a été formalisée en 2017, le marché a été publié courant 2018. Il a été remporté par TDC Sécurité de Knowllence qui répondait bien à tous nos critères de choix. De mémoire, deux points avaient retenu notre attention :
- L’historisation des données ce qui permet de ressortir un DU à une date passée
- L’ergonomie de l’outil qui permet de faire des couper/coller des Unités de Travail pour pouvoir adapter facilement le contenu du logiciel aux évolutions de notre organisation.
Cahier des clauses techniques particulières initial
Le progiciel métier TDC Sécurité répond en effet à tous les objectifs précisés dans le cahier des clauses techniques particulières !
TDC Sécurité, le progiciel d’évaluation des risques professionnels et de production du document unique (en se basant sur la méthodologie retenue) permet :
- de répondre à l’ensemble des obligations réglementaires en matière d’évaluation des risques professionnels,
- de gérer l’évaluation des risques professionnels en les cotant/hiérarchisant et également les risques psychosociaux (RPS),
- d’impulser et de suivre les opérations de révision/harmonisation et d’arbitrage/validation de ces éléments recueillis en plusieurs phases si nécessaire,
- de produire un document unique et d’en faciliter la mise à jour,
- de produire un rapport synthétique sous un format PDF diffusable,
- de piloter la sécurité en permettant une vision globale et synthétique des risques, de l’avancée des plans d’actions,
- de s’adapter facilement aux évolutions de la collectivité : missions, organigrammes…,
- d’exploiter, consolider, analyser l’ensemble des données, suivre les axes de progrès, relever les situations critiques,
- de responsabiliser l’ensemble de la ligne hiérarchique, des acteurs hygiène et sécurité ainsi que tous les agents du Département du Bas-Rhin, impliquant le partage de l’accès à l’information,
- en ayant repris le plus possible de données pré-existantes provenant de fichiers Excel, d’une base de données ORACLE, etc.
- de disposer d’une solution maintenue d’un point de vue réglementaire et évolutions fonctionnelles en découlant directement.
TDC Sécurité est bien sûr en mesure de gérer des profils d’utilisateurs limitant l’accès aux fonctionnalités et contenus adaptés à leur rôle.